Sie wurden kontaktiert, um einen Vertretungsunterricht an der Akademie von Versailles zu übernehmen, der Vertrag ist unterschrieben, und dennoch verweigert Arena Ihnen den Zugang. Diese Situation betrifft viele Vertretungslehrer, sowohl Vertrags- als auch Aushilfslehrer, da der Zugang zum Portal nicht sofort nach der Vertragsunterzeichnung aktiviert wird. Er hängt von einem administrativen Schritt ab, den Ihnen am Telefon niemand klar erklärt.
Erstellung des Arena-Kontos: Die Blockade, die Vertretungslehrer zu spät entdecken
Bevor ein Vertretungslehrer überhaupt von Benutzernamen oder Passwort sprechen kann, muss er überprüfen, ob sein Konto tatsächlich im akademischen System existiert. Die Erstellung des Arena-Kontos erfolgt nicht automatisch mit der Vertragsunterzeichnung. Sie basiert auf einem Erstellungsformular, das das Sekretariat Ihrer Einsatzstelle an das Rektorat übermitteln muss.
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Ohne dieses Formular wird kein Benutzername generiert. Sie können tagelang auf der Anmeldeseite warten, ohne zu verstehen, warum nichts funktioniert. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, ist der erste Reflex, das Sekretariat der Einrichtung zu kontaktieren, um zu bestätigen, dass das Formular tatsächlich gesendet wurde.
Um die Anmeldungsverfahren für Arena Versailles im Detail zu verstehen, müssen zwei Szenarien unterschieden werden, die seit dem Schuljahr 2024-2025 aufgetreten sind, je nach Datum der Kontoerstellung.
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Erste Anmeldung bei Arena Versailles: OTP oder NUMEN je nach Ihrer Situation
Seit dem Schuljahr 2024-2025 hat die Akademie von Versailles die Methode zur Aktivierung der Konten geändert. Es gibt zwei Verfahren, und zu wissen, welches für Sie gilt, hilft, im Kreis zu drehen.
Neuere Konten: Aktivierung durch Einmalcode
Wenn Ihr Konto kürzlich erstellt wurde, erhalten Sie einen OTP-Code, der per SMS oder an Ihre persönliche E-Mail-Adresse gesendet wird. Dieser Code dient ausschließlich zur ersten Anmeldung. Er läuft schnell ab, also geben Sie ihn sofort nach Erhalt ein.
Haben Sie bei Ihrer Einstellung eine persönliche Telefonnummer angegeben? Dort kommt der Code an. Wenn die Nummer falsch oder veraltet ist, wird der Code Sie niemals erreichen. In diesem Fall melden Sie dies sofort dem IT-Service des Rektorats.
Ältere Konten: Akademischer Benutzername und NUMEN
Für Konten, die vor der Umstellung auf das OTP-System erstellt wurden, bleibt die klassische Methode in Kraft. Ihr Benutzername setzt sich aus dem ersten Buchstaben Ihres Vornamens gefolgt von Ihrem Nachnamen in Kleinbuchstaben und ohne Leerzeichen zusammen. Ihr vorläufiges Passwort ist Ihr NUMEN, das aus dreizehn Zeichen besteht, darunter vier Großbuchstaben.
Konkretes Beispiel: Für Marie Durand wäre der Benutzername mdurand. Im Falle von Namensgleichheit wird eine Zahl hinzugefügt (mdurand2). Der NUMEN ist auf Ihrem Ernennungsbescheid oder Ihrem Rekrutierungsschreiben vermerkt.
Obligatorische Sicherung über Macadam nach der ersten Anmeldung
Es reicht nicht aus, sich einmal erfolgreich anzumelden. Die Akademie von Versailles verlangt jetzt, dass Sie über Macadam gehen, um Ihren Zugang dauerhaft zu sichern. Das Ignorieren dieses Schrittes führt schnell zu einer Sperrung des Kontos.
Macadam verlangt zwei Dinge:
- Ein endgültiges Passwort festzulegen, das sich vom NUMEN oder dem temporären Code unterscheidet, der bei der ersten Anmeldung verwendet wurde
- Eine Wiederherstellungsnummer zu registrieren, die im Falle eines Passwortverlusts verwendet wird
- Diese Informationen zu validieren, bevor Sie die Sitzung schließen, andernfalls müssen Sie die Prozedur von vorne beginnen
Ohne diese Sicherung besteht die Gefahr, dass Ihr Konto in den folgenden Stunden gesperrt wird. Viele Vertretungslehrer verschieben diesen Schritt auf den nächsten Tag und stehen bei ihrem zweiten Anmeldeversuch vor einer Blockade.
Gesperrtes Arena-Konto: Wie Sie schnell wieder Zugang erhalten
Ein gesperrtes Konto ist das häufigste Szenario bei Vertretungslehrern. Mehrere falsche Passworteingaben, ein Vergessen der Macadam-Sicherung oder ein falsch konfigurierter Browser reichen aus, um die Sperrung auszulösen.
Die Rücksetzung erfolgt über den Macadam-Support oder den IT-Service des Rektorats. Die Entsperrzeit beträgt in der Regel ein bis zwei Werktage, kann jedoch verkürzt werden, wenn eine gültige Handynummer bereits in Ihrer akademischen Akte hinterlegt ist.
Bevor Sie den Support kontaktieren, überprüfen Sie diese oft übersehenen technischen Punkte:
- Leeren Sie den Cache und die Cookies Ihres Browsers, da beschädigte Sitzungsdaten häufig die Arena-Authentifizierung blockieren
- Deaktivieren Sie vorübergehend Inhaltsblocker (Erweiterungen wie uBlock, Adblock), die die akademischen Anmeldeformulare stören können
- Bevorzugen Sie einen Desktop-Browser anstelle der mobilen Version, die regelmäßig Anzeigeprobleme auf dem Arena-Portal verursacht
- Testen Sie einen anderen Browser als den, den Sie normalerweise verwenden, um ein mögliches Kompatibilitätsproblem zu isolieren
Was Sie auf Arena tun können, sobald Sie angemeldet sind
Sobald Sie Zugang haben, bietet Arena mehrere Dienste, die nach Kategorien gruppiert sind. Für einen Vertretungslehrer sind die nützlichsten im persönlichen Bereich und im Abschnitt Personalverwaltung zu finden.
Die akademische professionelle E-Mail (Webmail) ist über den persönlichen Bereich zugänglich. Über dieses Postfach werden die Vertretungsbenachrichtigungen, Einladungen und Mitteilungen des Rektorats versendet. Wenn Sie es nicht regelmäßig überprüfen, könnten Sie eine Zuweisung verpassen.
I-Prof, erreichbar über den Abschnitt “Mein RH-Dossier”, ermöglicht es Ihnen, Ihr Verwaltungsdossier einzusehen und zu vervollständigen. Selbst als Vertretungslehrer sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Informationen aktuell sind, insbesondere für die Berechnung Ihrer Dienstjahre.
Colibris Versailles, ebenfalls im Abschnitt “Mein RH-Dossier”, dient den Verfahren im Zusammenhang mit der Karriereverwaltung und den gängigen administrativen Anfragen. Das Verzeichnis der akademischen Dienste im Abschnitt “Ressourcen und Werkzeuge” ermöglicht es, die Kontaktdaten des richtigen Ansprechpartners im Falle von Schwierigkeiten zu finden.
Das Arena-Portal bleibt der einzige Zugang zu all diesen Werkzeugen. Ein Vertretungslehrer, der seinen Zugang bereits am ersten Vertragstag sichert, erspart sich die Kettenblockaden, die den Zugang zu E-Mails, Zuweisungen und der administrativen Nachverfolgung verzögern. Der Schlüssel liegt in drei Schritten: Überprüfen, dass das Erstellungsformular übermittelt wurde, das Konto mit der richtigen Methode aktivieren und ohne Verzögerung über Macadam gehen.